Veröffentlicht von Ismar Pipic

Ismar ist seit Januar 2017 für das Online-Marketing bei Papershift zuständig. Zu seinen Aufgaben zählt unter anderem die Erstellung von Content, dazu die Pflege und das Verfassen von Blog-Beiträgen. Ebenfalls kümmert er sich um unsere Social Media-Kanäle.

Die Dienstplanung im Einzelhandel stellt die Verantwortlichen regelmäßig vor Herausforderungen. Die Arbeit mit Aushilfen, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle der festen Mitarbeiter, unterschiedliche Öffnungszeiten an den einzelnen Wochentagen gilt es zur Zufriedenheit aller zu berücksichtigen. Wir stellen 4 Möglichkeiten vor, wie sich mit Automatisierungen die Dienstplanung im Einzelhandel optimieren lässt.

Dienstplan automatisch befüllen

Viele Unternehmen des Einzelhandels gliedern ihren Betrieb in kleinere Einheiten auf. Solche Arbeitsbereiche lassen sich einfacher leiten, wenn ihnen feste Mitarbeiter zugewiesen werden. Hier können dann Bereichs- oder Teamleiter ernannt, Verantwortlichkeiten festgelegt und Vertretungsregelungen eingeführt werden.Diese Vorgehensweise erleichtert die Dienstplanung. Bei der Schichtbelegung werden nur die Mitarbeiter des jeweiligen Bereichs berücksichtigt, so dass der Dienstplan automatisch befüllt werden kann.

Verfügbarkeiten für jeden Mitarbeiter auf Knopfdruck

Je genauer die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter erfasst werden, desto mehr Auswertungen stehen Ihnen zur Verfügung. Eine davon ist der Vergleich zwischen Soll- und Planstunden während der Diensteinteilung. Für Teilzeitkräfte, 450-Stunden-Beschäftigte und Vollzeitarbeitende werden die im Arbeitsvertrag vereinbarten Soll-Stunden angezeigt und die Verfügbarkeit im jeweiligen Zeitraum ermittelt. Setzen Sie Ihre Mitarbeiter so effektiv wie möglich ein, dann optimieren Sie den Arbeitszeitausgleich und vermeiden Überstunden.

Dienstpläne im Einzelhandel überall erstellen und einsehen

Stundenkonten in Echtzeit

Das Mitschreiben der geleisteten Arbeitsstunden ist eine der mühevollsten Tätigkeiten in der Lohnabrechnung. Oft werden dafür Excel-Tabellen angelegt, deren Werte manuell ergänzt werden müssen. Mit einer Verknüpfung zwischen Dienstplan und Stundenkonten lassen sich die Arbeitsstunden automatisch mitschreiben. So verringert sich der Erfassungsaufwand und alle Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung.

Automatisierte Lohnabrechnung

Mit der Hinterlegung der Soll-Stunden und der automatischen Berechnung der Stundenkonten sind wichtige Vorarbeiten für die monatliche Abrechnung bereits erledigt. Dabei werden weitere Daten erfasst (verschiedene Lohnarten, Höhe und Bedingungen von Zuschlägen und Pauschalen) und in einer Exportdatei zur Verfügung gestellt, die von jeder gängigen Buchhaltungssoftware erkannt wird (bsp. DATEV).

Eine intelligente Software unterstützt Einzelhändler effektiv bei der Erstellung der Dienstpläne und bietet neben vielen hilfreichen Features auch Möglichkeiten der Automatisierung an. Einzelhändler arbeiten bereits mit Papershift und geben ihren Filialen Handlungsempfehlungen zum Umgang mit dem Programm (Edeka Dirnberger: Whitepaper zur Dienstplanung mit Papershift).

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