Veröffentlicht von Ismar Pipic

Ismar ist seit Januar 2017 für das Online-Marketing bei Papershift zuständig. Zu seinen Aufgaben zählt unter anderem die Erstellung von Content, dazu die Pflege und das Verfassen von Blog-Beiträgen. Ebenfalls kümmert er sich um unsere Social Media-Kanäle.

Das Funkhaus Ortenau plant alle Promotionjobs für die beiden Radiosender „Schwarzwaldradio“ und „HITRADIO OHR“ mit Papershift. Hier treffen Dienstplanung und Projektgeschäft direkt aufeinander. Dabei wird zwischen Promotionjobs „vor Ort“, „Medienpartnerschaft (ohne Promotionteam)“ und „On Air Promotions“ unterschieden. Welchen Planungsaufwand das bei 300+ Events im Jahr bedeutet, zeigen die vielen Tags, die Auskunft über die anstehenden Events geben. Zudem müssen bei den Einsätzen auch immer die Verfügbarkeiten von Studentenkräften berücksichtigt werden, die beispielsweise wegen Klausuren nicht einsetzbar sind.

Ansicht Funkhaus Ortenau Einstellungen

Wie genau der Prozess abläuft und wie Papershift Dienstplanung und Projektgeschäft verbindet, erklärte uns Kim Weissbrodt im Interview.

Papershift: Hallo Kim, erzähl uns doch, was Du beim Funkhaus Ortenau machst?

Kim: Ich arbeite bei uns im Marketing und habe als Hauptaufgabe unsere Promotionteams für „HITRADIO OHR“ und „Schwarzwaldradio“ zu betreuen. Wir bespielen mit unseren Promotions-Teams über 300 Events im Jahr, bei denen der Aufgabenbereich deutlich über das klassische „Flyer verteilen“ hinausgeht. Unsere Teams sind auf Veranstaltungen in der gesamten Ortenau und dem Schwarzwald unterwegs. Die Einsätze sind vielseitig: Mal trifft man uns auf Messen, am Baggersee und in den Innenstädten, aber auch im In- und Ausland bei unseren eigenen Events.

Was sind Eure Anforderungen bei der Dienstplanung? Welche Besonderheiten gibt es bei der Planung?

Kim: Grundsätzlich steht bei 300 Events im Jahr die Planungssicherheit im Vordergrund. Da wir viel mit „Mitarbeitern auf Minijob-Basis“ zusammenarbeiten, ist es für mich sehr wichtig zu wissen, welche Mitarbeiter für die Events eingeteilt werden können. Dabei müssen wir berücksichtigen, dass diese Mitarbeiter eine festgeschriebene Anzahl an Monatsstuden haben. Wir achten also bei unseren „OHRiginalen“ & Markenbotschafter für Schwarzwaldradio auf die hinterlegten Verfügbarkeiten, Urlaube und andere Abwesenheiten, um bestmöglich zu planen. Außerdem ist es bei uns auch wichtig, in den einzelnen Schichten zu hinterlegen, um welches Event es sich handelt. Durch die Tags kann ich hier nochmal spezifizieren und dadurch einfacher planen. Papershift ist einfach zu handhaben und ermöglicht es, alle Projekte zentral zu managen.

Ansicht Dienstplan Funkhaus Ortenau

Wie lief die Planung vor Papershift?

Kim: Vor Papershift haben wir mit einer klassischen Excelliste geplant. Dies wurde zu unübersichtlich, sodass wir nach einer digitalen Lösung gesucht haben.

Auf welche Weise plant Ihr mit Papershift?

Kim: Bei der Planung muss immer berücksichtigt werden, für welchen unserer beiden Sender wir vor Ort sind. Das Publikum, die Ansprache und Motive ändern sich je nach Auftrag. Deshalb können wir mit den Tags all diese Informationen in der Schicht hinterlegen. Zudem können wir festlegen, welche Zweck die Veranstaltung hat, wer welche Zuständigkeit übernimmt und dabei direkt in Papershift kommunizieren. Besonders nützlich ist dabei, dass ich immer entscheiden kann, welche Dinge der Mitarbeiter sehen soll. So kann ich meine Schichten beispielsweise im Sandkasten-Modus planen und erst freigeben, wenn sie wirklich fertig sind. Die hohe Aktualität in Papershift macht es jedem im Team möglich stets den Dienstplan zu überblicken und Änderungen direkt mit dem Tool zu kommunizieren. Somit steigern wir auch die Transparenz.

Abschließend würden wir gerne von Dir wissen, was Du an der Arbeit mit Papershift schätzt?

Kim: Papershift ist sehr benutzerfreundlich, sowohl für Mitarbeiter, aber auch für mich, die das Personal plant.

Liebe Kim, danke für Deine Zeit und weiterhin viel Erfolg mit Papershift.

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