Veröffentlicht von David Magenheim

David ist seit Januar 2018 für Papershift im Bereich Marketing tätig. Zu seinen Aufgaben zählen unter anderem die Produktverbesserung durch Auswertung verschiedener Kanäle, das Erstellen von Content und das Verfassen von Blog-Beiträgen.

Der Austritt von Mitarbeitern ist für die meisten Firmen ein heikles Thema. Ob der Austritt hierbei geplant oder aus anderen Gründen stattfindet spielt grundsätzlich eine untergeordnete Rolle. Wichtig ist jedoch, das Offboarding eines Mitarbeiters so professionell wie möglich durchzuführen. Sei es hinsichtlich der Kommunikation mit dem Mitarbeiter direkt, der Weitergabe der Informationen an Arbeitskollegen über den Austritt des Mitarbeiters oder der Vorbereitung der Dokumente. Was dabei zu beachten ist und wie Du das Offboarding am besten durchführst, erfährst Du in diesem Blog Beitrag.

 

Generelle Tipps

Um den Ausstieg des Mitarbeiters für die Firma und den Mitarbeiter selbst so angenehm und professionell wie möglich durchzuführen, sollte man sich über einige generelle Regeln zur Kommunikation und der Durchführung des Offboardings an sich, bewusst sein:

  • Faire Abhandlung: Für beide Parteien ist es wichtig, das Offboarding fair abzuhandeln und nach geltendem Recht zu handeln. Hierbei stellt die Kommunikation einen wichtigen Schlüsselaspekt des Offboardings dar.
  • Transparenz: Es ist enorm wichtig, den Arbeitnehmer in den aktuellen Prozess zu integrieren und diesen über die fortlaufenden Prozesse zu informieren. So kommen im besten Fall erst gar keine Fragen, wie z.B. “Was passiert als nächstes?” auf.
  • Ehrlichkeit/Persönliche Wertschätzung: Vom Mitarbeiter sind diese zwei Punkte jederzeit zu erwarten. Allerdings sollte man sich auch als Arbeitgeber gleichermaßen die Frage stellen: “Bringe ich diese Werte auch gegenüber meinem Mitarbeiter auf?”. Nur so kann ein gutes und professionelles Verhältnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer aufgebaut und erhalten bleiben, welches auch besonders wichtig beim Offboarding eines Mitarbeiters wird.

 

Das Offboarding

Im Folgenden stelle ich Dir den Prozess dar, welcher sich am besten für das Offboarding eignet. Das bedeutet nicht, dass Du diesen genauso in Deinem Unternehmen umsetzen solltest, sondern beschreibt viel mehr ein optimales “Beispiel”, wie ein Offboarding ablaufen sollte. Vielleicht hast Du in Deinem Unternehmen noch viele weitere Themen, die in das Offboarding einfließen. In diesem Fall gilt natürlich dann ein Prozess, welcher für Deine Firma optimal ist.

Ein optimales Offboarding würde aus meiner Sicht so aussehen:

1 – Initiales Gespräch mit dem Mitarbeiter führen

Gespräch mit dem Mitarbeiter
Initiales Gespräch mit dem Mitarbeiter führen

Ist die Kündigung eingegangen oder hat man selbst die Kündigung erstellt, ist ein initiales Gespräch zwischen dem austretenden Mitarbeiter und seinem Arbeitgeber Pflicht. Hierbei werden folgende Themen geklärt:

  • Der generelle Ablauf bis zum Austrittsdatum.
  • Welche Themen sind aktuell offen und welche müssen übergeben werden.
  • Absprache, was noch vom Mitarbeiter benötigt wird, wie z.B. Dokumente die auf einen internen Server hinterlegt oder ausgedruckt werden können.
  • Austausch zum Arbeitszeugnis: Was benötigst Du als Arbeitgeber vom Mitarbeiter um das Arbeitszeugnis erstellen zu können (z.B. einen chronologischen Ablauf der Tätigkeiten mit dazugehörigen Arbeitsbereichen)

 

2 – Informationen hinterlegen & weitergeben

Informationen weitergeben
Informationen hinterlegen & weitergeben

Sind die initialen Rahmenbedingungen des Austritts mit dem Mitarbeiter geklärt, gilt es noch das gesamte Team und insbesondere Mitarbeiter, die in enger Zusammenarbeit stehen, über den Austritt des Kollegen zu informieren.

Konkret bedeutet dies für den Arbeitgeber, dass er entsprechende Vorgesetzte oder andere Bereiche im Unternehmen informiert, die mit dem Mitarbeiter zusammenarbeiten. Auch muss jetzt das konkrete Austrittsdatum auf Basis der Kündigungsfrist definiert werden, wie auch verschiedene Dokumente zum Austritt erstellt werden (z.B. Arbeitszeugnis).

Ist Deine Firma entsprechend groß, wäre es auch wichtig, einen Laufzettel anzulegen und dem Mitarbeiter zu übergeben. Anhand dessen kann dann eine Auflistung und Bestätigung der Übergabe an andere Mitarbeiter dokumentiert werden. Der Laufzettel könnte folgendermaßen aussehen:

Demnach trägt auch der Mitarbeiter die Verantwortung verschiedene Vorkehrungen zum Verlassen des Unternehmens zu treffen, wie dem Ausfüllen des Laufzettels aber auch dem Abschluss verschiedener anderer Tasks:

  • Bereitstellen von Informationen zum Erstellen des Arbeitszeugnisses.
  • Hinterlegen von Dokumenten, die vom Mitarbeiter erstellt oder bearbeitet wurden. Dies kann sowohl on- als auch offline durchgeführt werden.
  • Wenn nötig kann auch eine Dokumentation von Arbeitsschritten des Mitarbeiters erstellt werden, damit kein Know-how verloren geht. Dies ist speziell bei Mitarbeitern wichtig, die schon länger im Unternehmen tätig sind.

 

3 – Planung und Dokumentation

Planung, Dokumentation
Planung und Dokumentation

Sind die grundlegenden Themen geklärt, ist es für den Arbeitgeber wichtig, den Mitarbeiter jetzt für die restliche Zeit, die er sich noch im Unternehmen befindet, korrekt zu planen und vorhandene Informationen, die bereits existieren zu dokumentieren.

Das heißt konkret, dass es für alle Beteiligten klar sein muss, dass der Mitarbeiter ab seinem Austrittsdatum nicht mehr in den entsprechenden Diensten / Schichten / Tasks geplant werden kann. Zudem ist es wichtig zu wissen, dass man nicht mehr mit einer 100%igen Arbeitsleistung des Mitarbeiters rechnen kann, da dieser jetzt mit der Vorbereitung zum Verlassen des Unternehmens beschäftigt ist.

Im nächsten Schritt ist es von Nöten, sicherzustellen, dass alle relevanten Daten des Mitarbeiters gespeichert werden.

Hierzu gehören z.B.:

  • Kontaktinformationen
  • Mitarbeiter Dokumente (Arbeitsvertrag, Gehaltserhöhungen, Gehalts-/Lohanabrechnungen, ggf. Abmahnungen, usw…)
  • Zeiterfassungen
  • Dokumentation von Urlaubsansprüchen & anderen Abwesenheiten

 

4 – Tag des Austritts

Austritt Mitarbeiter
Tag des Austritts

Am Tag des Austritts des Mitarbeiters ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Tasks, die durchzuführen sind, erledigt wurden. Dies wird am besten anhand eines Feedback Gesprächs mit einer klaren Agenda durchgeführt. Diese könnte wie folgt aussehen:

  • Feedback des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer.
  • Feedback des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber.
  • Review des Laufzettels.
  • Übergabe des Arbeitszeugnisses.
  • Gegebenenfalls Schlüsselübergabe.
  • Verabschiedung und abschließende Worte.

Bei der Verabschiedung ist es zudem wichtig, einen entsprechenden Rahmen zu schaffen. Bei manchen Mitarbeitern möchte man vielleicht eine Abschiedsfeier veranstalten, andere möchte man innerhalb der Abteilung verabschieden. Eventuell wäre auch ein Abschiedsgeschenk eine Option, um dem Mitarbeiter gegenüber noch einmal seine Wertschätzung auszudrücken. Der Rahmen solch einer Verabschiedung sollte allerdings je nach Situation des Austritts definiert werden.

 

5 – Nötige Schritte nach dem Austritt

nach dem Austritt
Nötige Schritte nach dem Austritt

Hat der Mitarbeiter die Firma verlassen, können auch nach dem Austritt noch einige Tasks offen sein, an die man denken sollte. Diese richten sich stark nach Deinem Unternehmen. Zum Beispiel wird bei vielen Unternehmen erst nach dem Austritt ein Arbeitszeugnis erstellt.
Auch gilt es, das Feedback des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber auszuwerten und mögliche Personen innerhalb des Unternehmens hierzu zu involvieren.

Wichtig hierbei ist auch, einige organisatorische Tasks zu beachten:

  • Info an den Steuerberater über den Austritt.
  • Finales Review der Dokumente: Sind alle Dokumente vorhanden? Wurden diese korrekt gespeichert/abgelegt?

 

Fazit

Mit Hilfe dieser Schritte wird das Offboarding von Mitarbeitern zu einem strukturierten Prozess von dem beide Parteien profitieren.

Einerseits ist dem Mitarbeiter genau der Ablauf und die Todos des Offboardings bekannt und andererseits hat der Arbeitgeber einen klaren Leitfaden, an den er sich halten kann. So bleibt wenig Spielraum für Fehler und es wird sichergestellt, dass alle nötigen Dokumente nach dem Austritt vorhanden und abgelegt sind.

Testen Sie Papershift 14 Tage
kostenlos und unverbindlich.

Kein Vertrag: nach Ende der Testzeit wird Ihr Account automatisch deaktiviert.