Veröffentlicht von Ismar Pipic

Ismar ist seit Januar 2017 für das Online-Marketing bei Papershift zuständig. Zu seinen Aufgaben zählt unter anderem die Erstellung von Content, dazu die Pflege und das Verfassen von Blog-Beiträgen. Ebenfalls kümmert er sich um unsere Social Media-Kanäle.

In Dienstleistungsunternehmen, in der Gastronomie sowie im Einzelhandel ist der Personalaufwand oft der größte Kostenblock. Dabei beinhalten die Personalkosten alle Aufwendungen, die für die Mitarbeiter entstehen. Steigen sie, kann das nicht sofort durch eine Preiserhöhung abgefangen werden. Die regelmäßige Ermittlung von Personalkennzahlen ist daher vor allem für personalintensive Unternehmen sehr wichtig.

Kennzahlen setzen branchentypische Standards

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen werden im Management von Unternehmen für eine systematische Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens genutzt. Dabei bezieht sich das Controlling nicht nur auf die typischen Kennzahlen aus der Bilanz wie Liquidität oder Eigenkapitalquote, für das laufende Wirtschaftsjahr werden die Informationen oft aus der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung gewonnen. Personalkennzahlen sind ein typisches Beispiel dafür. Jede Branche hat seine eigenen Standards für die wichtigsten Kennzahlen, so lässt sich die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens mit seinen Wettbewerbern am besten vergleichen. Betrachtet man die Kennzahlen im Bereich Personalmanagement, lassen sich 5 sehr wichtige ausmachen:

Umsatz je Personalstunde (Einzelhandel, Gastronomie)

Der Umsatz je Personalstunde setzt die erzielten Umsatzerlöse (in €) zu den dafür aufgewendeten Personalstunden ins Verhältnis. Sie ist aussagekräftiger als die Kennzahl Umsatz je Mitarbeiter, weil unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (wie Teilzeit) unberücksichtigt bleiben.

Personalkosten

Unter den Personalkosten werden alle Aufwendungen für die Mitarbeiter zusammengefasst. Das sind die zu zahlenden Löhne und Gehälter sowie die Beiträge des Arbeitgebers zu den Sozialversicherungen, die Beträge für die Berufsgenossenschaft und weitere. Auch die Kosten für die (nicht produktiven) Angestellten der Verwaltung werden hier berücksichtigt.

Krankenquote

Der Krankenstand eines Unternehmens setzt die Zahl der erkrankten Mitarbeiter mit denen der gesamten Belegschaft ins Verhältnis. Dabei trifft diese Kennzahl nicht nur über den Gesundheitszustand der Mitarbeit ihre Aussage, eine hohe Krankenquote ist auch ein Indiz für eine große Arbeitsbelastung, für Unzufriedenheit oder mangelnde Motivation von Arbeitnehmern.

Überstunden / Unterstunden (Gesamt)

Die Gesamtheit der Über- und Unterstunden im Unternehmen ist Messgrad für die passende Ausstattung des Unternehmens mit Mitarbeitern. Diese Kennzahl darf nur temporär, etwa saisonal bedingt, hoch sein.

Netto-Personalbedarf

Als Bruttopersonalbedarf wird im Personalwesen die Anzahl aller Mitarbeiter gesehen, die das Unternehmen benötigt, um seine wirtschaftlichen Ziele umzusetzen. Ziehen die Personaler die bereits eingestellten Arbeitnehmer ab, erhalten sie den Nettopersonalbedarf. Das ist also eigentlich die Anzahl an Mitarbeitern, die neu eingestellt werden müssen.

Beispiel für Auswertung von Personalkennzahlen im Liniendiagram

Beispiel für die Darstellung einer Auswertung in Papershift. Mit unserem Berichte-Modul lassen sich interne und externe Metriken darstellen und auswerten.

Herausforderung Ermittlung der Personalkennzahlen

Bei der Ermittlung dieser wichtigen Kennzahlen müssen Rechnungswesen, Controlling und Personalwesen eng zusammenarbeiten. Heute ermöglichen intelligente Softwarelösungen eine effiziente und zeitnahe Auswertung aller Daten. Voraussetzung dafür ist eine permanente und gewissenhafte Pflege aller Personalstammdaten sowie eine exakte Arbeitszeiterfassung. So müssen zum Beispiel für die Ermittlung von Personalkennzahlen in Krankenhäusern sowohl die Mitarbeiterzahl und die Menge der geleisteten Arbeitsstunden als auch die Zahl der behandelten Patienten und die Abrechnungen mit den Krankenkassen immer zeitnah zur Verfügung stehen.

Was tun, wenn die Personalkennzahlen nicht stimmen?

Zeigt das Personalkennzahlen Controlling ein Ungleichgewicht im Unternehmen, muss schnellstens gehandelt werden. Dafür ist im sensiblen Personalbereich Fingerspitzengefühl gefragt. Erste Maßnahmen könnten eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten sein oder die Neuausschreibung bzw. Kürzung von Stellen. Hier ist das Management verantwortlich – denn wenn der erzielte Umsatz mit den Kosten für die Mitarbeiter nicht mithalten kann, ist das gesamte Unternehmen gefährdet.

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  • Michael S. Emaschow

    Richtig guter Beitrag!