Veröffentlicht von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr immer mit den aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, egal ob auf der Website, dem Blog oder über Social Media.

Digitale Personaleinsatzplanung für Apotheken in 4 Schritten (+ Dienstplanvorlage)

Eines steht fest: wer in einer Apotheke arbeitet, muss ein Multi-Talent sein. Von der Herstellung von Rezepturen, über die Kunden- und Patientenberatung und den Verkauf von Medikamenten bis hin zum kaufmännischen Bereich und dem Personalmanagement, ist der oder die Apotheker/-in in alle Bereiche des Betriebs involviert.

Zu dieser großen Verantwortung kommen strenge gesetzliche Vorgaben hinzu, die das Team der Apotheke einhalten muss.

Um diese Anforderungen zu stemmen, ist Team-Arbeit und effiziente Organisation gefragt, nicht nur bei der Warenwirtschaft oder in der Rezeptur sondern auch bei der Dienstplanung und Aufgabenverteilung – kurz der Personaleinsatzplanung.

Software Tools von Papershift sorgen für mehr Effizienz, Planungssicherheit, Flexibilität und Rechtssicherheit bei der Personaleinsatzplanung in Apotheken, indem sie das ganze Team in den Prozess involvieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie digitale Personaleinsatzplanung für Apotheken in nur vier Schritten umsetzen können:

1. Online Dienstplanung

Schnelle und zuverlässige Dienstplanung, ganz automatisch

Die Personaleinsatzplanung in Apotheken wird durch die Verordnung über den Betrieb von Apotheken (Apothekenbetriebsordnung – ApBetrO) § 3 Apothekenpersonal besonders streng geregelt.

Online Dienstplanung mit Papershift Plan macht die Einhaltung dieser Vorgaben spielend einfach und ermöglicht es gleichzeitig, mehr auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter Rücksicht zu nehmen:

  1. Sie definieren Arbeitsbereiche und Schichten und legen Mitarbeiter an, unter Angabe ihrer täglichen, bzw. wöchentlichen Soll-Stunden, ihrer Verfügbarkeiten und fachlichen Qualifikationen.
  2. Papershift Plan teilt nun Ihre PTA, PKA und anderen Mitarbeiter automatisch den passenden Arbeitsbereichen zu und berücksichtigt dabei deren Qualifikation und Stundenkonten ( inkl. Soll- und Ist-Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Fehltage).
  3. Ihre Mitarbeiter können im Gegenzug  über die Angabe von Verfügbarkeiten, Schicht Bewerbungen oder Schichttausch-Anfragen, am Planungsprozess teilhaben und so ihren Dienstplan an ihre Bedürfnisse anpassen

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Alle Aufgaben und Informationen, zentral im Dienstplan

Schematische Darstellung des Aufgaben Addons im Papershift Dienstplan Kalender
Aufgaben und Termine können direkt im Dienstplan angezeigt werden

 

Mit dem Aufgabenmodul von Papershift können außerdem Termine oder Aufgaben, z. B. zu Bestellungen oder Rezepturen,  innerhalb von Schichten zugewiesen werden.

Plan App für Mitarbeiter: Auch unterwegs immer aktuell informiert

Schematische Darstellung der Papershift Plan App auf einem Smartphone
Mit der Plan App können Mitarbeiter ihren persönlichen Dienstplan einfach in die Tasche stecken und sind auch unterwegs über Planänderungen informiert

 

Mit der Plan App für Mitarbeiter können Ihre Angestellten ihren persönlichen Dienstplan bequem auf ihrem Smartphone einsehen und verwalten.

Durch die Speicherung in der Papershift Cloud sind diese Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar. So können sich Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Stand der Dienstplanung informieren und Vorgesetzte flexibel auf Änderungen reagieren.

Kostenlos erhältlich für iOS und Android

2. Online Abwesenheitsverwaltung

Digitale Urlaubspläne, wenig Bürokratie, dafür kurze Entscheidungswege

Die Urlaubsplanung ist häufig ein Streitthema: Unterschiedlichste Wünsche und Meinungen prallen aufeinander, gleichzeitig muss der Arbeitgeber natürlich dafür sorgen, dass der Betrieb der Apotheke trotz Urlaubszeit gesetzeskonform fortgeführt werden kann.

Digitale Lösungen wie Papershift Plan können helfen, die Urlaubsplanung transparenter und fairer zu gestalten, außerdem erleichtern sie die Kommunikation.

Mit dem Papershift Urlaubsplaner können Mitarbeiter selbstständig Urlaubsanträge und Abwesenheiten beantragen. Der Vorgesetzte muss die Anträge lediglich per Klick bestätigen oder ablehnen, wobei Papershift sofort über mögliche Planungs-Konflikte (z. B. Überschneidungen) benachrichtigt.

Flexibilität bei Abwesenheiten und kurzfristigen Ausfällen

Darstellung des Systemdialogs um mitarbeiter einer Schicht zuzuweisen
Mit Papershift reagieren Sie flexibel auf Ausfälle und Planänderungen: per Klick können Sie einfach verfügbare Mitarbeiter einteilen

 

Bei Abwesenheiten oder Ausfällen schlägt Papershift automatisch passend qualifizierte Mitarbeiter vor, die im betreffenden Zeitraum verfügbar sind. Als Personalverantwortlicher reagieren Sie flexibel auf kurzfristige Änderungen, und benachrichtigen Ihre Mitarbeiter direkt über das System.

Mitarbeiter können selbstständig Abwesenheitsanträge (für Urlaub, Krankheit o.ä.) erstellen, die dann nur noch vom Personalverantwortlichen geprüft und ggf. bestätigt werden müssen.

3. Digitale Arbeitszeiterfassung

Für effiziente Personaleinsatzplanung ist es notwendig, den Überblick über die Stundenkonten der Mitarbeiter zu bewahren um jederzeit genügend und passend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung zu haben.

Gleichermaßen gibt es auch hier geltende (und zukünftige) gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

Bereits seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns, besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Mit dem EUGH-Urteil vom 14.05.2019, kann die Dokumentation der Arbeitszeiten EU-weit zur Verpflichtung werden.

Papershift Track bietet bereits jetzt verschiedene Möglichkeiten zur einfachen, transparenten und genauen Arbeitszeiterfassung: automatisch per Dienstplan oder manuell per Browser, via stationärer Tablet-Stempeluhr oder via Smartphone App.

Außerdem informiert Sie Papershift  in Echtzeit darüber, welche Mitarbeiter aktuell wie viele Stunden gearbeitet haben und warnt bei einer Überschreitung der Soll-Stunden.

4. Auswertung und Überwachung der Personalkennzahlen

Schematische Darstellung eines Berichts des Papershift Insights Moduls
Mit der Auswertung der Personaldaten schließt sich der Kreis der digitalen Personaleinsatzplanung für Apotheken.

 

Die fortlaufende Überwachung von Personalkennzahlen ist unerlässlich für die systematische Beurteilung der wirtschaftlichen Lage eines Betriebs und bildet die Grundlage für die langfristige Personalbedarfsplanung.

Papershift Insights fasst die Daten aus der digitalen Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung in übersichtlichen und leicht verständlichen Berichten zusammen.

Die Erkenntnisse dieser Auswertung können dazu genutzt werden um den Personaleinsatz zu optimieren und gleichzeitig die Fairness zu gewähren, z. B. damit Ihre Mitarbeiter gleichmäßig in Nachtdienste und Notdienste eingeteilt werden.

Gratis: Kostenlose Dienstplanvorlage zur digitalen Personaleinsatzplanung für Apotheken

Um Ihnen den Schritt in die Digitalisierung noch einfacher zu machen, haben wir eine ganze Reihe von Inhalten erstellt. Mit unserer kostenlosen Dienstplanvorlage für Apotheken können Sie beispielsweise direkt mit der Personal- und Ressourcenplanung in Papershift loslegen.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen oder wünschen eine unverbindliche Beratung dahingehend, wie Sie Ihren persönlichen Anwendungsfall am besten in Papershift umsetzen können?

Gerne gehen wir in einem persönlichen Gespräch genauer auf Ihre Anforderungen ein. Rufen Sie uns an, unter +49 721 – 754 0 234 4 .

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