Veröffentlicht von Birgit Hettler

Birgit ist Communications Manager bei Papershift und betreut die digitalen Kommunikations-Kanäle von Papershift. Sie sorgt dafür, dass Ihr immer mit den aktuellen Neuigkeiten versorgt werdet, egal ob auf der Website, dem Blog oder über Social Media.

In 4 Schritten zum digitalen Praxismanagement (+ Dienstplanvorlage)

Ob in Form der elektronischen Patientenakte, Online-Terminvergabe oder Online-Sprechstunde: die Digitalisierung hält auch in Arztpraxen Einzug.

Auf der anderen Seite basiert das Praxismanagement, wie z. B. Dienst- & Urlaubsplanung oder die Arbeitszeiterfassung, häufig noch auf  Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft. Dabei können digitale Lösungen gerade in diesem Bereich den Arbeitsalltag des gesamten Praxisteams deutlich erleichtern, indem sie Abläufe beschleunigen oder ganz automatisieren, Informationen von überall erreichbar machen und somit Zeit und Geld sparen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Chancen der Digitalisierung nutzen und wie Sie Ihr Praxismanagement in 4 Schritten digitalisieren können.

Online Dienstplanung

Die Dienstplanung umfasst im Praxisbetrieb oft gleichzeitig auch Raum- und Aufgabenplanung. Noch komplizierter wird es, wenn das Praxispersonal auf mehrere Standorte verteilt ist oder viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen umfasst (wie z. B. in Gemeinschaftspraxen oder Ärztehäusern). Digitale Tools zur Dienstplanung bringen den Nutzen, dass Informationen, bzw. Dienstpläne zentral zur Verfügung stehen und beliebig verknüpft, geteilt, verändert und vervielfältigt werden können.

Mit Papershift wird der Dienstplan ganz einfach per Klick erstellt. Im Anschluss werden Mitarbeiter eingeteilt und gleichzeitig Arbeitsbereiche, wie beispielsweise Behandlungszimmer, zugewiesen. Mithilfe von Tags können weitere Informationen, wie Räume oder spezifische Qualifikationen angegeben werden.

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Mit dem Aufgabenmodul von Papershift können außerdem Termine oder Aufgaben innerhalb von Schichten zugewiesen werden. Durch die digitale Speicherung sind diese Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar. So können sich Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Stand der Dienstplanung informieren und Vorgesetzte flexibel auf Änderungen reagieren.

Dienstplanung und Raumplanung in Einem - mit Papershift

PHYSIOZENTRUM löst so die Personal- und Raumplanung im Schichtmodell an 10 Standorten mit insgesamt mehr als 100 Mitarbeitern. So stellen Sie eine hohe Verfügbarkeit für Ihre Patienten sicher und schaffen es gleichzeitig Ihre personellen und räumlichen Ressourcen effizient auszulasten.

Digitale Urlaubspläne

Die Urlaubsplanung ist häufig ein Streitthema: Unterschiedlichste Wünsche und Meinungen prallen aufeinander, gleichzeitig muss der Arbeitgeber natürlich dafür sorgen, dass der Praxisbetrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann.

Digitale Lösungen können helfen, die Urlaubsplanung transparenter und fairer zu gestalten, außerdem erleichtern sie die Kommunikation.

Mit dem Papershift Urlaubsplaner können Mitarbeiter bspw. selbstständig Urlaubsanträge und Abwesenheiten beantragen. Der Vorgesetzte muss die Anträge lediglich per Mausklick bestätigen oder ablehnen, wobei Papershift sofort über mögliche Planungs-Konflikte (z. B. Überschneidungen) benachrichtigt.

Smarte und faire Urlaubsplanung mit Papershift

Bei Abwesenheiten oder Ausfällen schlägt Papershift zudem automatisch qualifizierte Mitarbeiter vor, die im betreffenden Zeitraum verfügbar sind. So werden Planungskonflikte frühzeitig erkannt und die Urlaubsplanung geht schnell und reibungslos von statten (natürlich gelten diese Punkte auch für andere Abwesenheiten wie z.B. Krankheiten oder Fortbildungen).

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro: sie führt zu mehr Effizienz, da die gesamte Verarbeitung der Mitarbeiter-Daten beschleunigt und vereinfacht wird, von der Erfassung über die Speicherung bis hin zur Auswertung. Papershift HR bietet neben einem digitalen Mitarbeiter-Profil für jeden Angestellten auch die Möglichkeit, bestehende Dokumente zu integrieren und eigene Dokumente und Datenfelder anzulegen. So können alle Mitarbeiterdaten zentral gespeichert werden. Um die Datensicherheit zu gewähren, kann bestimmt werden, wer Zugriff auf welche Informationen hat und diese einsehen oder bearbeiten kann.

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Digitalisierung von Stundenzetteln und Stundenkonten

Eine notwendige Voraussetzung für effiziente Personaleinsatzplanung ist es, den Überblick über die Stundenkonten der Mitarbeiter zu bewahren und so jederzeit genügend und passend qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung zu haben. Digitale Lösungen wie Papershift können hierbei unterstützen, indem sie jederzeit einen aktuellen Überblick der Stundenkonten der Mitarbeiter liefern.

Nachtrag: Am 14.05.2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EUGH) entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Zur Pressemitteilung des EUGH). Im Zuge dieser Entscheidung, kann die Dokumentation der Arbeitszeiten für EU-Arbeitgeber zur allgemeinen Verpflichtung werden.

Wie das im Praxis-Betrieb aussehen kann, zeigt unser Beispiel der Zahnarztpraxis „Zahnwelt Vier Linden“. Das Praxisteam konnte Dank Papershift ein flexibles Arbeitszeitmodell umsetzen und so sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch denen der Patienten gerecht werden.

Papershift informiert zusätzlich in Echtzeit darüber, welche Mitarbeiter aktuell wie viele Stunden gearbeitet haben und warnt bei einer Überschreitung der Soll-Stunden.

Kostenlose Dienstplanvorlage für das Praxismanagement von Arztpraxen

Um Ihnen den Schritt in die Digitalisierung noch einfacher zu machen, haben wir eine ganze Reihe von Inhalten erstellt. Mit unserer kostenlosen Dienstplanvorlage für Arztpraxen können Sie beispielsweise direkt mit der Personal- und Ressourcenplanung in Papershift loslegen.

Sie haben noch Fragen oder wünschen eine unverbindliche Beratung dahingehend, wie Sie Ihren persönlichen Anwendungsfall am besten in Papershift umsetzen können?
Gerne gehen wir in einem persönlichen Gespräch genauer auf Ihre Anforderungen ein. Rufen Sie uns an, unter +49 721 – 754 0 234 4 . Oder registrieren Sie sich direkt für die 14-tägige Testphase und lernen Sie Papershift kostenlos und unverbindlich kennen

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