Veröffentlicht von Martin Kull

Rechtsanwalt Martin Kull (netzanwalt.de) ist seit über 15 Jahren im Arbeitsrecht tätig. Sein Schwerpunkt liegt in der Beratung von Arbeitgebern zu allen Phasen der Personalarbeit. Daneben ist er Dozent und Autor mehrerer Publikationen. Mehr zum Thema Arbeitsrecht findet Ihr auf seinem Blog http://netzanwalt.de/blog-arbeitsrecht.

Der Stundenlohn errechnet sich aus Bruttolohn geteilt durch tatsächlich geleistete Arbeitszeit.

Um diese Rechnung durchführen zu können, sind Arbeitgeber verpflichtet, tag genau die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden einer jeden einzeln in abhängiger Beschäftigung tätiger Person aufzuzeichnen. Dies gilt für Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland und Arbeitgeber mit Sitz im Ausland, die Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen. Dies gilt nicht für Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland oder im Ausland, die dem Anwendungsbereich des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) unterfallen. Wen die Pflicht aber tatsächlich trifft, hängt von verschiedenen weiteren Faktoren ab. Außerdem herrscht Unsicherheit über Art und Umfang.

Es gilt was folgt:

1. Wer ist verpflichtet? Grundregel

Verpflichtet sind zunächst theoretisch nur Arbeitgeber aus den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftszweigen. Diese entsprechen den in § 28a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) der Sofortmeldepflicht unterliegenden Branchen! Auf der Internetseite der DRV Bund ist der Katalog abrufbar.
Verpflichtet sind aber eben auch, Arbeitgeber mit geringfügig beschäftigten Personen (das vergrößert die Zahl der Verpflichteten enorm).

Das gilt auch im Leiharbeitsverhältnis für den Entleiher!

2. Wer ist verpflichtet? Ausnahme 1

Die Pflicht zur Führung von Arbeitszeitnachweisen – geregelt in § 17 Mindestlohngesetz – besteht zunächst nur für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die monatlich regelmäßig EUR 2.958 brutto oder weniger verdienen. Das entspricht bei einer 40-Stunden-Woche dem Doppelten des Mindestlohns. Wer darüber hinaus verdient, bedarf nicht mehr des Schutzes. Das Mindestlohngesetz ist ein Abreitnehmerschutzgesetz.

Diese Grenze folgt aus § 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung – MiLoDokV:

(1) Die Pflicht zur Abgabe einer schriftlichen Anmeldung nach § 16 Absatz 1 oder 3 des Mindestlohngesetzes, die Pflicht zur Abgabe einer Versicherung nach § 16 Absatz 2 oder 4 des Mindestlohngesetzes sowie die Pflicht zum Erstellen und Bereithalten von Dokumenten nach § 17 Absatz 1 und 2 des Mindestlohngesetzes werden vorbehaltlich des Absatzes 3 dahingehend eingeschränkt, dass sie nicht gelten für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 2 958 Euro überschreitet. Für die Ermittlung des verstetigten Monatsentgelts sind ungeachtet ihrer Anrechenbarkeit auf den gesetzlichen Mindestlohnanspruch nach den §§ 1 und 20 des Mindestlohngesetzes sämtliche verstetigte monatliche Zahlungen des Arbeitgebers zu berücksichtigen, die regelmäßiges monatliches Arbeitsentgelt sind. Satz 1 und Satz 2 gelten entsprechend für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 2 000 Euro überschreitet, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat; Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von zwölf Monaten unberücksichtigt.

3. Wer ist verpflichtet? Ausnahme 2

Zuletzt gilt keine Aufzeichnungspflicht für im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Ist der Arbeitgeber eine juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, so kommt es auf das Bestehen einer entsprechenden verwandtschaftlichen Beziehung zu dem vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder einem Mitglied eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an, siehe § 1 Abs. 2 MiLoDokV.

Erfüllen Sie mit einer Zeiterfassungs App die Dokumentationspflicht als Arbeitgeber.

4. Wie und was muss aufgezeichnet werden?

Aufgezeichnet werden muss:
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes unter die Pflicht fallenden Arbeitnehmers (ohne Pausen) – BITTE BEACHTEN: Die Aufzeichnungen muss möglicherweise auch den Ort der Arbeitsleistung enthalten, wenn regional unterschiedliche Mindestlöhne in Betracht kommen!

Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen.
Bei einer genau im Voraus festgelegten Zeitplanung/Einsatzplanung für die einzelnen unter die Regelung fallenden Personen, kann, sofern diese Planung Beginn und Ende sowie Pausenzeiten oder die Pausendauer vorsieht, die Aufzeichnung auf Grundlage dieser Planungen erfolgen. Es sind dann nur Abweichungen zu ergänzen, bzw. es ist zu dokumentieren, dass durch Prüfung festgestellt wurde, dass es gerade zu keiner Abweichung gekommen ist.
Wenn Arbeitnehmer ausschließlich mobil tätig sind und ihre Arbeitszeit frei einteilen können, dann genügt die Aufzeichnung der insgesamt geleisteten Stunden am Tag aus, auch wenn keine konkreten Anfangszeiten vorgegeben wurden. Dies gilt allerdings nicht für den Entleiher!

Zur Form der Aufzeichnung gibt es keine Vorgaben, sie ist schriftlich oder elektronisch möglich.

5. Was gilt für Arbeitszeitkonten?

Überstunden auf Arbeitszeitkonten können geführt werden; sie können auch weiterhin durch bezahlte Freistunden oder Auszahlung – unter Beachtung des Mindestlohns – ausgeglichen werden. Dieser Ausgleich muss innerhalb von 12 Monaten erfolgen, wenn nicht unter Hinzurechnung der Stunden der nachweisbar verstetigt gezahlte Mindestlohn eingehalten wird. Die Überstunden auf dem Konto dürfen allerdings 50 % der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht überschreiten.

6. Wie sind die Aufbewahrungsfristen und für welche Unterlagen gelten sie?

Die Aufbewahrungsfrist ist zwei Jahre. Sie gilt für alle Unterlagen, die die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben belegen.

Dies sind mindestens:

  • der Arbeitsvertrag, bzw. die Unterlagen, aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben (Nachweis-Richtlinie, Amtsblatt der EG Nr. L 288/32 vom 18.10.1991)
  • die Arbeitszeitnachweise
  • die Lohnabrechnungen und
  • die Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen

Für die Führung von Arbeitszeitkonten gilt zusätzlich:

  • Schriftliche Unterlage zur Geltung von Arbeitszeitflexibilisierung (Vertrag, BV, usw.)
  • Unterlagen zum Ausgleichskonto (für jeden Arbeitnehmer)
  • der Nachweis über Absicherung des Ausgleichskontos (z.B. Bankbürgschaft, Sperrkonto), soweit erforderlich.

7. Sonstige Pflichten zur Erfassung von Arbeitszeiten?

Sind damit alle Aufzeichnungspflichten erfasst? Nein, unabhängig vom Mindestlohn gilt eine Aufzeichnungspflicht aus dem Arbeitszeitgesetz für ALLE Arbeitnehmer. Danach sind die Arbeitszeiten (ohne Pausen) aufzuzeichnen, wenn sie an Werktagen (Mo – Sa) die Acht-Stunden-Grenze überschreiten oder wenn an Sonn- oder Feiertagen gearbeitet wird (s. § 16 Arbeitszeitgesetz). Auch diese Nachweise sind zwei Jahre aufzubewahren.

Die oben genannten Einschränkungen nach Verdienst, Beschäftigungsgruppe usw. gelten hier nicht!

8. Fazit

Die Aufzeichnungspflichten sind eine große Belastung für Unternehmen, sie trifft aber alle vergleichbaren Unternehmen einheitlich. Insofern besteht für den ein Wettbewerbsvorteil, der die Vorteile der Digitalisierung nutzt. Die Aufzeichnungspflicht trägt dem Rechnung, indem sie keine bestimmt Form zwingend vorschreibt.

Für die „kleinen Unternehmen“ bedeutet es – wie in vielen Bereichen – einen Aufwand, der eigentlich schon betrieben wird, aber selten in dokumentierter Form. Auch hier wird die Digitalisierung Einzug halten (müssen).

Bildquelle: unsplash.com / rawpixel

Testen Sie Papershift 14 Tage
kostenlos und unverbindlich.

Kein Vertrag: nach Ende der Testzeit wird Ihr Account automatisch deaktiviert.