Veröffentlicht von Ismar Pipic

Ismar ist seit Januar 2017 für das Online-Marketing bei Papershift zuständig. Zu seinen Aufgaben zählt unter anderem die Erstellung von Content, dazu die Pflege und das Verfassen von Blog-Beiträgen. Ebenfalls kümmert er sich um unsere Social Media-Kanäle.

Arbeitszeiterfassung ist bei unseren Kunden ein wichtiges Thema. Die Anforderungen sind klar: Zeiten flexibel, sicher, transparent und unter der Berücksichtigung von Gesetzen aufzuzeichnen. Doch was ist der beste Weg dafür? Wir erleben es immer häufiger, dass Kunden bei der Unterscheidung von Zeiterfassung über den Dienstplan, der Browserstempeluhr und der Stempeluhr-App für iPhones, iPads und Android-Geräte Fragen haben. Aus diesem Grund wollen wir mit diesem Artikel ein wenig Licht ins Dunkel bringen.

Zeiterfassung via Dienstplan

Die Arbeitszeiterfassung via Dienstplan füllt das Mitarbeiter-Stundenkonto auf Basis des Dienstplans. Ist diese Option angewählt, werden für jede Schicht, in der ein Mitarbeiter eingeteilt ist, automatisiert eine Zeiterfassung vom System erzeugt. Diese Form berücksichtigt jedoch keine Über- oder Unterstunden, was es schwer macht, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu ermitteln. Aus diesem Grund kann man die Zeiterfassung über den Dienstplan als starr und unflexibel bezeichnen. Sie dient als reine Grundform, wenn Zeiten im System auftauchen sollen.

Wer Arbeitszeiten jedoch flexible und sekundengenau aufzeichnen möchte, der sollte eine der folgenden beiden Optionen nutzen.

Zeiterfassung via Browserstempeluhr

Bereits unser Basic Paket, also das Grundgerüst von Papershift, enthält eine kostenlose Browserstempeluhr. Um die Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr zu ermöglichen, müssen diese Einstellungen im Mitarbeiterprofil unter dem Menüpunkt Zeiterfassungen ausgewählt werden. (Siehe unten stehendes Bild).

Browserstempeluhr einstellen

Damit der Mitarbeiter nun Ein- und Ausstempeln oder aber seine Pause beginnen und beenden kann, muss er sich in Papershift einloggen. Unter dem Menüpunkt “Zeiterfassung” kann er nun die Browserstempeluhr starten und beenden. (siehe unten stehendes Bild)

Browserstempeluhr Bedienung

Die Vorteile der Browserstempeluhr sind eine sekundengenaue Zeiterfassung und eine direkte Synchronisation mit Papershift, da direkt im Browser gestempelt wird. Problematisch wird es jedoch, wenn ein Mitarbeiter über diese Methode Zeiten erfasst und keine Internetverbindung hat. Diese ist zwingend notwendig, um die Erfassung zu starten und zu stoppen. Zusätzlich geht bei diesem Vorgang jeweils Zeit verloren. Diese Form der Zeiterfassung ist deutlich flexibler als die via Dienstplan, jedoch ist sie stark an die Internetverbindung verknüpft.

Zeiterfassung via Stempelapp

Die beliebteste und effektivste Form der Zeiterfassung stellt die über unsere Stempeluhr-App für iPhones, iPads und Android-Geräte dar. In dieser App können alle Mitarbeiter zentral an einem Tablet ein- und ausstempeln. Zudem können hier verschiedene Optionen gewählt werden, bei denen sich der Mitarbeiter über verschiedene Wege (bspw. Pin, Unterschrift) verifizieren muss. Das Besondere bei der Stempel-App: Sie ist für die Zeiterfassungen unerheblich. Ist keine Internetverbindung vorhanden, werden Zeiterfassungen trotzdem weitergeführt und können auch am Gerät beendet werden.

Nur bei der Synchronisation mit Papershift muss eine Internetverbindung vorhanden sein. Sollte es mal sein, dass die Zeiten nicht automatisch synchronisieren, muss überprüft werden, ob der Sync aktiv ist. Prinzipiell gilt jedoch: Zeiterfassungen sind lokal auch ohne direkte Übertragung gespeichert – Zeiterfassungen können also nicht verloren gehen. Somit stellt unsere Stempeluhr den zentralsten und sichersten Weg dar, Arbeitszeiten zu erfassen.

Auf welche Art und Weise die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, muss jeder Entscheider für sich selbst abwägen. Unser Erfahrungswert zeigt, dass viele unsere Kunden die Stempeluhr-App favorisieren. Wie immer gilt: Probieren geht über studieren.

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