Veröffentlicht von Michael Emaschow

Michael ist Gründer und Geschäftsführer bei Papershift. Er kümmert sich darum unsere Kunden glücklich zu machen und behält dabei aber den Überblick über die Entwicklung und das Wachstum von Papershift.

5 Arten der Zeiterfassung

Nachtrag: Am 14.05.2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EUGH) entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Zur Pressemitteilung des EUGH). Im Zuge dieser Entscheidung, kann die Dokumentation der Arbeitszeiten für EU-Arbeitgeber zur allgemeinen Verpflichtung werden.

Schluss mit unübersichtlichen Excel Tabellen, Dank moderner Zeiterfassungssoftware. Die Arbeitszeiten erfassen ist Pflicht und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wir bei Papershift haben daher die digitale Stempeluhr entwickelt, mit der Sie auf jedem Gerät die Zeiten korrekt erfassen können und somit gesetzlich auf der sicheren Seite sind. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen 5 Arten, wie Sie mit Papershift Arbeitszeiten erfassen können und welche Vor- und Nachteile sie Ihnen bieten:

Zeiterfassung via Dienstplan

Die Arbeitszeiterfassung via Dienstplan füllt das Mitarbeiter-Stundenkonto auf Basis des Dienstplans. Ist diese Option angewählt, werden für jede Schicht, in der ein Mitarbeiter eingeteilt ist, automatisiert eine Zeiterfassung vom System erzeugt. Diese Form berücksichtigt jedoch keine Über- oder Unterstunden, was es schwer macht, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu ermitteln. Aus diesem Grund kann man die Zeiterfassung über den Dienstplan als starr und unflexibel bezeichnen. Sie dient als reine Grundform, wenn Zeiten im System auftauchen sollen.

Wer Arbeitszeiten jedoch flexible und sekundengenau aufzeichnen möchte, sollte sich folgende Optionen ansehen:

Zeiterfassung via Browserstempeluhr

Bereits unser Basic Paket, also das Grundgerüst von Papershift, enthält eine Browserstempeluhr. Um die Zeiterfassung via Browser-Stempeluhr zu ermöglichen, müssen diese Einstellungen im Mitarbeiterprofil unter dem Menüpunkt Zeiterfassungen ausgewählt werden. (Siehe unten stehendes Video).

Damit der Mitarbeiter nun Ein- und Ausstempeln oder seine Pause beginnen und beenden kann, muss er sich in Papershift einloggen. Unter dem Menüpunkt “Zeiterfassung” kann er nun die Browserstempeluhr starten und beenden. (siehe unten stehendes Video)

Die Vorteile der Browserstempeluhr sind eine sekundengenaue Zeiterfassung und eine direkte Synchronisation mit Papershift, da direkt im Browser gestempelt wird. Zudem wird mit dem Abgleich der IP-Adresse sichergestellt, dass nur von autorisierten Rechnern aus gestempelt werden kann. Problematisch wird es lediglich, wenn ein Mitarbeiter über diese Methode Zeiten erfasst und keine Internetverbindung hat. Diese ist zwingend notwendig, um die Erfassung zu starten und zu stoppen. Diese Form der Zeiterfassung ist deutlich flexibler als die via Dienstplan, jedoch ist sie an die Internetverbindung und die zugewiesene IP-Adresse verknüpft.

Zeiterfassung via Stempelapp

Die beliebteste und effektivste Form ist die Zeiterfassung über unsere Stempeluhr-App für iPhones, iPads und Android-Geräte. In dieser App können alle Mitarbeiter zentral an einem Tablet ein- und ausstempeln. Zudem können hier verschiedene Optionen (bspw. Pin, Unterschrift) gewählt werden, über die sich der Mitarbeiter  verifizieren muss. Das Besondere bei der Stempeluhr-App: Eine Internetverbindung ist für die Zeiterfassungen unerheblich. Ist keine Internetverbindung vorhanden, werden Zeiterfassungen trotzdem weitergeführt und können auch am Gerät beendet werden.

Nur bei der Synchronisation mit Papershift muss eine Internetverbindung vorhanden sein. Sollte es mal sein, dass die Zeiten nicht automatisch synchronisieren, muss überprüft werden, ob der Sync aktiv ist. Prinzipiell gilt jedoch: Zeiterfassungen sind lokal auch ohne direkte Übertragung gespeichert – Zeiterfassungen können also nicht verloren gehen. Somit stellt unsere Stempeluhr den zentralsten und sichersten Weg dar, Arbeitszeiten zu erfassen.

Zeiterfassung via Mitarbeiter-App

Besonders praktisch für Mitarbeiter im Außendienst ist die Mitarbeiter-App. Hier kann die Zeiterfassung ganz bequem auf dem Smartphone gestartet und beendet werden. Die Zeiten können daher von praktisch überall auf der Welt erfasst und mit GPS-Daten zurück gesendet werden. Einzige Voraussetzung ist ein Smartphone, die nötigen Rechte des Admins und eine bestehende Internetverbindung. Die Daten werden vom System erfasst und können anschließend vom Admin eingesehen werden.

Manuelle Zeiterfassung

Zu guter Letzt kann man die Zeiten selbstverständlich auch immer selbst ins System einpflegen. Diese Methode kann genutzt werden, wenn fehlende oder fehlerhafte Zeiten manuell korrigiert werden müssen. Für den alltäglichen Gebrauch ist es unpraktisch und kostet eine Menge Zeit. Genau aus diesem Grund haben wie die übrigen 4 Methoden entwickelt.

Auf welche Art und Weise die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll, muss jeder Entscheider für sich selbst abwägen. Unser Erfahrungswert zeigt, dass viele unsere Kunden die Stempeluhr-App favorisieren.
Wie immer gilt: Probieren geht über studieren.

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