Veröffentlicht von Michael Emaschow

Michael ist Gründer und Geschäftsführer bei Papershift. Er kümmert sich darum unsere Kunden glücklich zu machen und behält dabei aber den Überblick über die Entwicklung und das Wachstum von Papershift.

Die Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil der Lohnabrechnung. Dennoch unterlaufen zahlreichen Unternehmen schwerwiegende Fehler, die enorme Kosten verursachen. Durch die Vermeidung der folgenden fünf häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung sparen Sie nicht nur immense Kosten ein, sondern sorgen ebenfalls für ein höheres Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und für eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Keine Digitalisierung

Zahlreiche Unternehmen lassen ihre Angestellten noch immer deren Arbeitszeit auf gedruckten Stundenzetteln protokollieren. Diese fehlende Digitalisierung sorgt jedoch dafür, dass die Daten der Zeiterfassung für eine anschließende Verwendung in der Lohnbuchhaltung in das Computersystem manuell eingetragen werden müssen. Deutlich effizienter ist es, die Zeiterfassung direkt digital durchzuführen.

Keine Prüfprozesse

Obwohl Vertrauen ein wichtiger Grundpfeiler eines jeden Beschäftigungsverhältnisses ist, sollten Sie dennoch die Zeiterfassung nicht vollständig ohne Prüfprozesse belassen. Selbst ehrlichen Mitarbeitern können von Zeit zu Zeit Fehler unterlaufen, die erhebliche Kosten verursachen können. Deshalb sollte jede Zeiterfassung stets regelmäßig von einem Vorgesetzten bestätigt werden müssen.

Keine Warnmeldungen bei Konflikten mit Gesetzen oder Geschäftsregeln

Einer der großen Vorteile einer digitalen Zeiterfassung besteht darin, dass die eingegebenen Daten unmittelbar mit bestehenden Gesetzen und Geschäftsregeln abgeglichen werden können. Auf diese Weise kann frühzeitig verhindert werden, dass gegen diese verstoßen wird und es zu immensen Strafzahlungen kommt. Aus diesem Grund sollten Sie stets eine Zeiterfassungssoftware verwenden, die Sie bei Konflikten mit Gesetzen oder Geschäftsregeln umgehend mit einer Warnmeldung informiert.

Tablet with alarm clock on desk isolated in white background

Keine automatische Synchronisation mit dem Dienstplan und der Abrechnung

In vielen Zeiterfassungssystemen findet keine automatische Synchronisation mit anderen Systemen statt. Die erhobenen Daten sind jedoch nicht nur für die Zeiterfassung selbst relevant, sondern werden ebenfalls im Dienstplan und für Abrechnungen benötigt. Ohne eine automatische Synchronisation müssen die Daten von Ihren Mitarbeitern im Controlling erneut manuell eingegeben werden. Dieser Arbeitsschritt verursacht insbesondere bei zahlreichen Angestellten einen enormen Arbeitsaufwand und damit verbundene Kosten.

Keine Transparenz

Eines der häufigsten Probleme von Zeiterfassungssystemen besteht in einer mangelnden Transparenz für Ihre Mitarbeiter. Sofern Ihren Mitarbeitern kein Zugang zu Ihrem Zeiterfassungssystem gewährt wird, besteht für diese keine Möglichkeit, um die abgerechneten Zeiten einzusehen und auf Korrektheit zu überprüfen. Auf diese Weise entsteht in vielen Fällen Misstrauen und die Mitarbeiterbindung wird zunehmend schwächer. Daher sollten Sie immer darauf achten, ein System zu verwenden, das Ihren Mitarbeitern genügend Transparenz bietet.

Viele Systeme auf dem Markt vermeiden nur einen Teil dieser kostenintensiven Fehler. Mit der digitalen Stempeluhr von Papershift haben Sie jedoch die Möglichkeit, sämtlicher dieser Fehler in Ihrem Unternehmen direkt zu beheben. Laden Sie sich deshalb noch heute unverbindlich die kostenfreie Demoversion dieser App herunter und überzeugen Sie sich von deren enormen Vorteilen für Ihr Unternehmen.

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